Như hình ảnh dưới đây, trong sơ đồ hạch toán tập hợp chi phí theo công trình, dịch vụ (TT133) chúng ta thấy, toàn bộ phần nghiệp vụ mầu đỏ là phần kết chuyển chi phí, xác định giá vốn khi công trình, dịch vụ hoàn thành.

Trước đây khi chưa có chức năng này thì các bạn phải tự xác định giá trị cho từng công trình, rồi lập phiếu kế toán khác tương ứng. Dưới đây là hình ảnh ví dụ kết chuyển công trình CT001 khi hoàn thành, và phiếu này trước đây hoàn toàn do người dùng tự xác định và lập thủ công.

Với cách làm cũ có hạn chế là vì kế toán phải tự xác định giá trị kết chuyển nên nếu số lượng công trình nhiều, số liệu thường xuyên điều chỉnh thì sẽ rất dễ dẫn đến sai lệch. Và một hạn chế nữa là làm thủ công nên sẽ tốn nhiều thời gian.

Tuy nhiên với chức năng mới mà chúng tôi sắp giới thiệu, Phần mềm kế toán GAM sẽ thay bạn làm công đoạn này. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Kết chuyển chi phí vào tài khoản dở dang

Ở đây chúng ta có 2 thông tư nếu các bạn dùng TT133 thì không cần làm bước này, bởi vì với TT133 thì chi phí được tập hợp thẳng vào bên nợ Tk 154 (Dở dang). Còn nếu bạn dùng TT200, thì bước này chúng ta sẽ phải thực hiện bước kết chuyển chi phí (621, 622, 627) sang tài khoản dở dang (154).

Hình ảnh là sơ đồ hạch toán tập hợp chi phí theo công trình, dịch vụ TT200. Toàn bộ các nghiệp vụ mầu đỏ chính là các bút toán kết chuyển của bước này. Để thực hiện trên phần mềm kế toán GAM bạn làm như sau:

- Truy cập phần mềm, từ menu <Cuoi ky> chọn <Bút toán khóa sổ>

- Đánh dấu chọn 3 bút toán đầu tiên rồi thực hiện kết chuyển.

Như vậy sau bước 1 tài khoản dở dang 154 của chúng ta sẽ có giá trị và số dư năm ở bên nợ. Bước tiếp sau chương trình sẽ kết chuyển phần dư nợ này sang tài khoản giá vốn 632

Bước 2: Kết chuyển công trình, dịch vụ hoàn thành

- Từ menu <Cuoi ky> chọn <Kết chuyển công trình, dịch vụ hoàn thành>, màn hình kết chuyển sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

- Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các thông tin trên màn hình này:

+ Ds tài khoản đi: Đây chính là Tk 154 (dở dang) cần kết chuyển sang 623, với TT200 thì thường sẽ là Tk 154, tuy nhiên với TT133 thì nhiều bạn có thể chia nhỏ Tk 154, nên chỗ này chúng ta có thể chọn 1 danh sách các Tk 154 cần kết chuyển.

+ Tài khoản đến: Là tài khoản 632 cần kết chuyển đến, lưu ý Tk 632 tại đây phải là tài khoản chi tiết.

+ Kết chuyển những công trình, dịch vụ có doanh thu trong kỳ: Nếu bạn chọn tùy chọn này, chương trình sẽ căn cứ vào các bút toán hạch toán doanh thu 511 để kết chuyển. Cứ công trình, dịch vụ nào có doanh thu trong kỳ thì sẽ kết chuyển chi phí dở dang 154 sang 632.

+ Kết chuyển tất cả công trình, dịch vụ: Nếu bạn chọn tùy chọn này, chương trình sẽ căn cứ những công trình, dịch vụ có phát sinh chi phí, để thực hiện kết chuyển chi phí dở dang 154 sang 632.

+ Lựa chọn công trình, dịch vụ kết chuyển: Tùy chọn này cho phép bạn nhấp chọn tới danh sách mã công trình, dịch vụ cụ thể cần kết chuyển.

+ CT, DV còn dở dang: Bạn tích chọn mục này khi muốn chương trình không kết chuyển hết chi phí của công trình, dịch vụ đang chọn (nghĩa là các công trình, dịch vụ còn dở dang).  Chương trình sẽ để lại một số % giá trị dở dang, tương ứng với giá trị ở ô <Giá trị dở dang bằng> bên phía tay phải (Nếu gõ là 10 sẽ để lại 10% chi phí là dở dang).

- Sau khi lựa chọn các thông số phù hợp bạn nhấp nút <Chấp nhận> để chương trình thực hiện kết chuyển.

- Cuối cùng các chứng từ kết chuyển sẽ được tạo trong phần <Chứng từ tự động>