GAM CÒN NHỮNG ĐIỂM HẠN CHẾ, BỞI CHÚNG TÔI:
"Chỉ nói về những gì mình có và cam kết những gì mình có thể làm!"
Xin chào các bạn, trong bài hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn về chức năng Import, hay còn gọi là nhập khẩu dữ liệu từ Excel vào các chứng từ trên phần mềm kế toán GAM.
Chứng từ trên GAM được chia thành 2 loại, 1, là chứng từ kế toán, 2, là chứng từ vật tư. Vì vậy khi thực hiện import chúng ta cũng sẽ tìm hiểu cách Import hai loại chứng từ này.
Đầu tiên chúng ta sẽ tìm hiểu về cách Import file Excel vào chứng từ kế toán
1. Import chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán trên gam, là những chứng từ không liên quan đến nhập xuất vật tư, hàng hóa, thành phẩm. Ví dụ như Phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ, phiếu kế toán khác, hóa đơn bán hàng dich vụ,...
Giả sử trong ví dụ này tôi cần lấy vào phầm mềm Phiếu thu, phiếu chi, báo có và báo nợ 1 tháng của 1 công ty. Đây là các chứng từ kế toán, vậy chúng ta thao tác như sau:
- Khởi động phần mềm kế toán GAM
- Từ menu <Phát sinh> bạn chọn <Phiếu thu tiền mặt>. Thực ra ở đây chúng ta có thể chọn bất kỳ phiếu kế toán nào cũng được.
- Phiếu thu vừa chọn xuất hiện, bạn nhấn phím F11 để thực hiện import.
- Hộp thoại Import xuất hiện, tại đây sẽ cho phép lấy dữ liệu vào chứng từ kế toán. Tuy nhiên chúng ta chưa có File Excel, giờ các bạn cần lấy File mẫu và điền dữ liệu vào đó.
Lưu ý: Tất cả các chức năng import vào GAM từ File excel đều phải thông qua File mẫu, với cấu trúc cố định.
Để lấy File mẫu import các chứng từ kế toán bạn nhấp vào nút <Tải mẫu Excel>.
File mẫu import sẽ xuất hiện như hình trên.
Có vẻ khá nhiều thông tin, tuy nhiên trong thực tế chúng ta chỉ cần điền các thông tin cần thiết cho chứng từ của mình.
Như trên hình ảnh thì các cột mầu vàng là thông tin cần thiết của một chứng từ, nên bắt buộc phải nhập giá trị, không được bỏ trắng.
Các cột mầu đỏ gạch là các cột thông tin về thuế GTGT (Có thể nhập hoặc không)
Cuối cùng là các cột mầu trắng, đây là các thông tin khác trên chứng từ kế toán (cũng có thể nhập hoặc không)
Giả sử tại đây tôi có một File khác với một vài dòng dữ liệu, tôi sẽ mở để chúng ta hãy cùng quan sát:
- Cột Ma_Ct: Ở đây bạn muốn import vào loại chứng từ nào thì phải gõ đúng ký hiệu của chứng từ đó. Ví dụ PT là phiếu thu, PC là phiếu chi, BC là báo có, BN là báo nợ, PK là phiếu khác, HV là hóa đơn bán hàng dịch vụ.
- Tiếp theo nếu muốn 1 chứng từ nhiều dòng thì bạn phải gõ 3 thông tin là mã chứng từ, ngày chứng từ, số chứng từ giống nhau.
Như hình ảnh trên chúng ta thấy phiếu chi 001 ngày 04/01/2022 có 2 dòng đó là dòng 3 và 4. Phiếu chi này chi cùng lúc 2 hóa đơn một hóa đơn điện thoại một hóa đơn tiền điện.
- Cột diễn giải để có thể hiển thị được tiếng việt thì phải được gõ bằng Font TCVN3. Như hình ảnh tôi đang để Font TCVN3 nhưng định dạng Arial nên nhìn chưa ra Tiếng Việt. Giờ tôi sẽ định dạng bằng 1 font của TCVN3 ví dụ VnArial. Như vậy nếu dữ liệu của bạn đang là Font unicode thì cần convert sang Font TCVN3 để đưa vào file Import. Bạn có thể lên mạng search từ khóa “Convert Font Unicode thành TCVN3 bằng công cụ Unikey” để có được hướng dẫn chuyển đổi Font chữ.
- Các cột lấy số liệu từ danh mục như các cột tài khoản, Mã đối tượng, mã khoản mục, mã bộ phận,… Thì giá trị những cột này phải tồn tại trong danh mục tương ứng.
Cụ thể ở dòng 1 cột Mã đối tượng là TOA thì mã này phải tồn tại trong danh mục đối tượng, khi import mới không bị lỗi.
- Các cột tài khoản như Tk nợ, tài khoản có, Tk nợ Vat hoặc Tk có Vat thì giá trị các cột này phải là các Tk chi tiết, nếu là Tk mẹ sẽ gặp lỗi.
Ví dụ cột tài khoản nợ dòng 1 giá trị là 1111 đây là tài khoản chi tiết nếu bạn để chỗ này là 111 thì sẽ bị lỗi. Vì 111 không phải là tài khoản chi tiết nó là tài khoản mẹ của 1111, 1112, 1113.
- Các cột còn lại khá tường minh, chứng từ của bạn cần điền thông tin gì thì bạn có thể điền vào các cột tương ứng.
- Giả sử tới đây đã điền xong dữ liệu, tôi lưu lại.
- Tại desktop với tên như trên màn hình.
- Giờ trở lại với phần mềm kế toán GAM. Tại màn hình import vào chứng từ phiếu thu.
- Tôi nhấp chọn nút … và chọn tới File excel vừa lưu.
- Cuối cùng bạn nhấn Chấp nhận.
Chúng ta thấy xuất hiện một bảng danh sách các dòng mầu đỏ, đây là các dòng thông báo lỗi. Như vậy là dữ liệu trong File excel của chúng ta đang còn lỗi.
Bây giờ hãy tìm hiểu dòng đầu tiên.
Chương trình thông báo rằng mã đối tượng TUM không tồn tại trong danh mục đối tượng.
Giờ hãy mở lại File Excel.
Ở dòng thứ 2 mã TUM không tồn tại trong danh mục đối tượng của phần mềm, chúng ta cần sửa lại cho đúng. Giả sử ở đây nó phải là TUN.
Tiếp tục trở lại phần mềm tìm hiểu dòng lỗi thử 2. Chương trình thông báo rằng cột TK nợ không được bỏ trắng.
Ở đây là cột TK_No của dòng 5, chúng ta thấy rằng giá trị đang là 11211.
Giờ hãy mở danh mục tài khoản trên phần mềm xem có tồn tại tài khoản này không?
Như vậy trên phần mềm không có tk 11211 mà chỉ có 112101, 112102,…
Giờ hãy mở và sửa lại File excel.
Giả sử tôi sửa thành 112101.
Sau khi đã sửa xong 2 lỗi, hãy lưu lại.
Các bạn thực hiện nhận lại dữ liệu vừa sửa.
Tới đây dữ liệu đã đúng, chương trình xuất hiện một danh sách các chứng từ hợp lệ mầu trắng.
Bạn nhấn ESC.
Chương trình yêu cầu bạn xác nhận việc nhận dữ liệu này vào phần mềm.
Nếu đồng ý bạn chọn Yes, ngược lại chọn No.
Như vậy tới đây chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu cách lấy dữ liệu từ Excel vào các chứng từ kế toán trên phần mềm kế toán GAM.
Trong quá trình thực hiện bạn cần chú ý một số nội dung sau:
1- File nhận dữ liệu phải là File mẫu theo cấu trúc của phần mềm
2- Chương trình có thể nhập nhiều chứng từ kế toán khác loại vào 1 file Excel để import. Vừa rồi trong 1 file chúng ta nhận cùng lúc cả phiếu thu, phiếu chi, báo có. Như vậy các bạn không cần phải chia mỗi loại chứng từ ra 1 File excel riêng biệt.
3- Để hiển thị được tiếng việt thì diễn giải phải được gõ bằng Font Tcvn3, nếu dữ liệu của bạn đang là Unicode thì cần convert sang Tcvn3 trước khi import.
2. Import chứng từ vật tư
Bây giờ hãy chuyển qua phần 2 của bài này. Chúng ta sẽ tìm hiểu cách import các chúng từ vật tư vào phần mềm.
Trên phần mềm kế toán GAM thì chứng từ vật tư bao gồm tất cả các chứng từ liên quan đến hoạt động nhập xuất kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm.
Ví dụ như phiếu nhập mua, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập thành phẩm,…
Để import dữ liệu vào các chứng từ này thì thao tác giống hệt khi chúng ta thao tác với chứng từ kế toán. Chỉ khác duy nhất là File mẫu. Giờ chúng ta hãy cùng tìm hiểu các thông tin về File mẫu khi import chứng từ vật tư.
Các bạn truy cập vào menu Phat sinh, chọn phiếu nhập mua.
Tại đây hãy nhấn phím F11.
Hộp thoại xuất hiện hãy nhấn nút tải file mẫu.
Trên hình ảnh là File mẫu import dữ liệu vào chứng từ vật tư.
Giờ tôi sẽ mở một File mẫu khác, có một vài dòng dữ liệu mà tôi đã chuẩn bị để chúng ta cùng quan sát.
Hãy xem 3 dòng đầu tiên. Đây là dữ liệu của một phiếu nhập mua. Phiếu này nhập mua 3 mặt hàng.
Chúng ta thấy rằng các cột mầu vàng của 3 dòng này giống hệt nhau, bởi chúng là cùng một chứng từ.
Các cột mầu xanh ở 3 dòng này là chi tiết các mặt hàng nhập mua về, nó giống với hình ảnh chi tiết vật tư, hàng hóa trên phiếu nhập mua.
Tiếp theo các cột mầu đỏ gạch là thông tin VAT.
Như vậy 3 dòng đầu là khai báo dữ liệu cho 1 chứng từ nhập mua, 3 mặt hàng và có thuế GTGT.
Ở dòng thứ 4 là dữ liệu của 1 hóa đơn, hóa đơn này xuất bán 1 mặt hàng duy nhất là VT001. Hóa đơn này có thuế gtgt và được khai báo ở các cột mầu đỏ gạch.
Như vậy ở đây cột mã CT sẽ là ký hiệu của chứng từ vật tư cần lấy vào phần mềm. Ví dụ NM là phiếu nhập mua, NN là phiếu nhập hàng nhập khẩu, PN là phiếu nhập, TP là phiếu nhập thành phẩm, HD là hóa đơn bán hàng, PX là phiếu xuất kho,…
Tương tự chứng từ kế toán, khi điền dữ liệu import chứng từ vật tư, các cột lấy dữ liệu danh mục thì dữ liệu đó phải tồn tại trong danh mục tương ứng. Ví dụ như cột mã đối tượng, mã vật tư, mã thuế…
Để hiển thị được Tiếng Việt thì cột diễn giải cũng phải được gõ bằng Font Tcvn3.
Ngoài ra những cột nào chứa rõ nội dung, bạn cũng có thể bấm vào xem ghi chú, ví dụ cột mã NX dùng để nhập mã nhập xuất. Các bạn có thể xem thêm thông tin phần ghi chú.
Sau khi điền xong dữ liệu cho File import hãy lưu lại.
Trở lại với màn hình phiếu nhập mua.
Chúng ta thực hiện nhận dữ liệu từ File excel vừa lưu.
Các thao tác còn lại tương tự như đã làm với phần chứng từ kế toán.
