Xin chào các bạn, trong bài hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn về chức năng Import, hay còn gọi là nhập khẩu dữ liệu từ Excel vào danh mục trên phần mềm kế toán GAM.

Chức năng Import hiện tại chỉ áp dụng cho 2 danh mục là, danh mục đối tượng và danh mục vật tư. Ngoài ra đầu kỳ vật tư hay còn gọi là tồn kho đầu kỳ, thường có nhiều dữ liệu, nên cũng có thể sử dụng chức năng này để lấy vào dữ liệu từ Excel.

Bài này sẽ có 2 phần, phần thứ nhất chúng tôi sẽ hướng dẫn import danh mục vật tư, sau đó các bạn có thể làm tương tự với danh mục đối tượng. Phần thứ hai chúng tôi sẽ hướng dẫn import tồn kho đầu kỳ.

1. Import danh mục vật tư

Đi vào chi tiết, đầu tiên chúng ta sẽ cùng nhau import danh mục vật tư từ một File excel. Các bước thực hiện như sau:

Khởi động phần mềm kế toán gam, bạn truy cập vào menu Danh mục, chọn tới danh mục vật tư, hàng hóa

Tiếp theo như hướng dẫn trên thanh tiêu đề, bạn nhấn phím F11 để import dữ liệu.

Một hộp thoại xuất hiện.

Tại đây cho phép chúng ta chọn tới File dữ liệu Excel cần Import.

Tuy nhiên File này chưa có, vì vậy chúng ta cần lấy file mẫu để điền dữ liệu vào đó.

Để lấy File mẫu các bạn nhấn nút Tải mẫu excel.

Chương trình thông báo đã tải thành công File mẫu, bạn nhấp Ok.

Một File mẫu Excel, để import số liệu vào danh mục vật tư trên phần mềm kế toán GAM sẽ xuất hiện.

Lưu ý, khi import dữ liệu vào phần mềm kế toán gam, thì bắt buộc phải dùng File mẫu, và cấu trúc File mẫu này không được thay đổi. Cụ thể hơn là các định dạng, hay tên cột, vị trí cột không được thay đổi.

Như trên màn hình là File mẫu để import danh mục vật tư.

- Cột Ma_Vt là mã vật tư. Giả sử tôi có mã vật tư như hình trên.

- Cột Ten_Vt là tên vật tư. Khi điền tên vật tư, bắt buộc phải gõ bằng kiểu chữ TCVN3, thì mới có thể nhận vào phần mềm mà không bị lỗi Font chữ.

Trong thực tế, các bạn thường Copy danh sách vật tư cần import vào bảng excel. Nên cột tên vật tư và cột đơn vị tính bắt buộc phải là Font TCVN3, nếu đang là Unicode thì cần phải chuyển đổi, hay còn gọi là Convert sang TCVN3. Để Convert từ UNICODE sang TCVN3 có rất nhiều công cụ, các bạn có thể lên mạng search cách convert. Phổ biến, nhanh và thuận tiện nhất vẫn là dùng luôn bộ gõ Uniki để convert. Các bạn có thể lên mạng search từ khóa Convert font Unicode sang TCVN3 bằng Uniki, để có được hướng dẫn về cách sử dụng công cụ này.

- Cột tiếp theo DVT là đơn vị tính.

- Cột Ma_Nh là cột mã nhóm vật tư. Đây chính là mã nhóm trong danh mục nhóm vật tư. Và giả sử tôi điền mã nhóm là vê tê, thì trong phần mềm cần phải tồn tại mã nhóm này, trong danh mục nhóm vật tư.

- Loai_Vt là loại vật tư, bạn có thể điền, 1 nếu là thành phẩm, 2 là vật tư, hàng hóa, 0 là dịch vụ. Vì là vật tư nên tôi điền giá trị là 2.

- Cột TK_VT là tài khoản vật tư, ở đây là các tài khoản hàng tồn kho đầu 15 ví dụ 152, 153, 156.

- Cột TK_GV là cột tài khoản giá vốn, tức là 632.

- Tiếp theo cột TK_DT, là tài khoản doanh thu 5111.

- Cuối cùng cột TK_Hbtl là tài khoản hàng bán trả lại, với thông tư 133 thì tài khoản hàng bán bị trả lại vẫn là 5111.

Như vậy 4 cột cuối bạn cần lưu ý, phải điền các tài khoản là tài khoản chi tiết, không được điền tài khoản mẹ. Vì các tài khoản này, về sau sẽ được lấy vào các định khoản khi vật tư đang khai báo, phát sinh nghiệp vụ nhập xuất.

Như vậy tới đây bạn đã có được File dữ liệu cần Import vào phần mềm theo đúng cấu trúc và định dạng. Lưu ý, toàn bộ nội dung file được tôi gõ theo Font TCVN3.

Giờ hãy lưu lại. Giả sử tôi lưu ở Desktop với tên dmvt1.

Bây giờ hãy trở lại phần mềm và nhận file này vào danh mục vật tư hàng hóa.

Chúng ta quay về với hộp thoại import. Tại đây bạn nhấn nút ba chấm bên phía tay phải.

Hộp thoại xuất hiện chúng ta chọn tới File vừa lưu ngoài Desktop.

Chọn xong bạn nhấn Chấp nhận.

Ở mục tùy chọn nhận dữ liệu, chúng ta sẽ có hai lựa chọn.

Một là xóa hết dữ liệu cũ trước khi nhận dữ liệu mới, và hai là nhận thêm không xóa dữ liệu cũ.

Giả sử ở đây tôi chọn tùy chọn 2, không xóa dữ liệu cũ.

Cuối cùng bạn nhấn chấp nhận để lấy dữ liệu vào phần mềm.

Như vậy là vừa rồi, tôi đã giới thiệu với các bạn về chức năng import số liệu vào danh mục vật tư, từ một File Excel.

Các bạn có thể áp dụng tương tự cho danh mục đối tượng.

2. Import dư đầu kỳ vật tư

Bây giờ hãy chuyển qua phần 2 của bài này. Đó là Import số liệu tồn kho đầu kỳ vào phần mềm.

Để thực hiện, từ menu đầu kỳ, bạn chọn tồn kho đầu kỳ. Tại đây nhấn phím F11.

Hộp thoại import xuất hiện, các thao tác tương tự như chúng ta làm với danh mục vật tư.

Tuy nhiên khác biệt duy nhất là File excel mẫu.

Giờ hãy tải Excel mẫu của tồn đầu kỳ, bằng cách nhấp nút tải file mẫu.

Trên màn hình là File mẫu Excel, quan sát qua thì chúng ta thấy các thông tin khá tường mình.

3 cột đầu tiên lần lượt là số thứ tự, mã vật tư, tên vật tư. Tuy nhiên trong 3 cột này, chúng ta có thể để trắng cột tên vật tư, với cột mã vật tư thì phải là các mã đã tồn tại trong phần mềm.

Tiếp theo cột mã ca hắt, là cột mã kho, các mã kho mà bạn điền ở đây cũng phải tồn tại trong danh mục kho của phần mềm.

Ba cột cuối lần lượt là số lượng tồn, đơn giá tồn kho đầu kỳ, và cuối cùng là giá trị tồn kho đầu kỳ.

Sau khi điền xong số liệu, bạn lưu lại, và thực hiện các bước tiếp theo như chúng tôi đã hướng dẫn ở phần 1 của bài này.

Như vậy trong bài hướng dẫn này, chúng tôi đã cùng các bạn import dữ liệu vào danh mục vật tư, và tồn kho đầu kỳ. Bạn có thể áp dụng tương tự với danh mục đối tượng cũng như với các chứng từ.

Một vài lưu ý quan trọng ở phần này là:

Thứ nhất, tất cả các File Excel lấy vào phần mềm, phải theo cấu trúc của chương trình, bạn cần tải các File mẫu này ở các màn hình import của từng chức năng.