1. Tạo lập và ký phát hành hóa đơn

Chức năng này cho phép tạo lập hóa đơn GTGT ở dưới Phần mềm kế toán GAM, sau khi đã kiểm tra chính xác các thông tin xuất hóa đơn, kế toán có thể khởi tạo và ký phát hành chính thức hóa đơn lên hệ thống Web của HĐĐT AZ Invoice. Sau đây là các thao tác thực hiện:

Bước 1: Truy cập PMKT GAM

Bước 2: Từ menu <Phat sinh> chọn <Quản lý hóa đơn điện tử>

Bước 3: Màn hình danh sách hóa đơn xuất hiện, bạn nhấp nút <Thêm> để thực hiện thêm mới một Hóa đơn giống như thêm hóa đơn bán hàng.

Bước 4: Sau khi thêm và lưu hóa đơn chúng ta được hóa đơn mới trong danh sách như hình dưới đây:

- Ở cột <Trạng thái HĐĐT> chúng ta sẽ thấy có giá trị là trắng hoặc <hóa đơn chưa khởi tạo> điều này có nghĩa, hóa đơn mới tạo chỉ được lập ở dưới PMKT mà chưa được đẩy lên hệ thống HĐĐT của nhà cung cấp HĐĐT.

- Như vậy ở trạng thái hiện tại vì hóa đơn chưa ký nên bạn hoàn toàn có thể sửa, xóa. Nếu muốn ký hóa đơn này bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin xuất hóa đơn giống như chúng ta viết xong một hóa đơn GTGT bằng giấy. Bạn có thể nhấn nút <Xem> để thấy được các thông tin hiển thị trên hóa đơn chính thức.

Bước 5: Ký và phát hành hóa đơn

Sau khi đã kiểm tra và chắc chắn các thông tin chính xác bạn chọn hóa đơn cần ký phát hành rồi nhấp chọn nút <Ký HĐĐT>

Chờ trong giây lát một màn hình xác nhận các thông tin trước khi ký, xuất hiện như hình dưới đây:

Tại cửa sổ này bạn cần kiểm tra một lần nữa các thông tin xuất hóa đơn, ngoài ra có thể gõ lại ngày hóa đơn trong khoảng thời gian cho phép như phần khung mầu xanh.

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra thông tin và gõ đúng ngày hóa đơn bạn nhấp nút <Có>. Hộp thoại ký hóa đơn xuất hiện như hình dưới đây:

Bạn nhập vào mã PIN rồi nhấn nút ký. Sau khi ký xong hóa đơn sẽ được điền đầy đủ 2 thông tin là <Mã tra cứu> = 3747 và <Ngày ký> = 30/09/2019

Tới đây chúng ta đã hoàn tất việc tạo lập và ký phát hành hóa đơn từ phần mềm kế toán GAM lên hệ thống hóa đơn AZ INVOICE

Bước 6: Kiểm tra hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử của AZ Invoice

- Đầu tiên bạn đăng nhập vào hệ thống quản lý hóa đơn của AZ Invoice theo thông tin mà nhà cung cấp này chuyển cho bạn

- Tại đây chúng ta sẽ thấy hóa đơn có mã tra cứu 3747 vừa được tạo lập như hình dưới đây:

Tại đây bạn có thể thực hiện các thao tác với hóa đơn này như gửi mail cho khách hàng, xuất sang XML, PDF, hủy, thay thế, điều chỉnh,…

2. Hủy hóa đơn

Với chắc năng hủy hóa đơn chúng ta sẽ phải thực hiện ở hai nơi, một là trên hệ thống Az Invoice, hai là trên Phần mềm kế toán GAM

a. Thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống Az Invoice

Bước 1: Đăng nhập hệ thống HĐĐT của Az Invoice

Bước 2: Tìm tới hóa đơn cần hủy rồi nhấp nút <Nghiệp vụ> bên tay phải chọn <Hủy>

Màn hình xuất hiện bạn nhập vào lý do hủy rồi nhấn nút <Hủy hóa đơn>

b. Thực hiện hủy hóa đơn trên phần mềm kế toán GAM

Bước 1: Khởi động phần mềm kế toán GAM

Bước 2: Từ menu <Phat sinh> chọn <Quản lý hóa đơn điện tử>

Bước 3: Màn hình danh sách hóa đơn xuất hiện bạn nhấn nút <Lọc>, cửa sổ điều kiện lọc hóa đơn xuất hiện như hình dưới:

Bạn gõ vào ô <Mã tra cứu HĐĐT> là mã tra cứu của hóa đơn vừa hủy giả sử trong trường hợp này là 3275, sau đó nhấn <Chấp nhận>

Bước 4: Khi đó trong danh sách sẽ xuất hiện hóa đơn mà chúng ta vừa hủy trên Web của HĐĐT Az Invoice

Tại đây bạn chọn hóa đơn vừa lọc và nhấn nút <Hủy hóa đơn> để chính thức hủy không hạch toán hóa đơn này trên phần mềm kế toán GAM. Khi đó về mặt quản lý bạn vẫn thấy xuất hiện hóa đơn này trong danh sách chứng từ nhưng về mặt số liệu thì hóa đơn này sẽ không hạch toán sổ cái và thẻ kho.