Trong nhiều trường hợp chúng ta cần lưu File sổ sách, chứng từ ở dạng File mềm (Excel, PDF) để lưu trữ hoặc gửi cho các đối tác, khách hàng (với các bạn làm dịch vụ kế toán). Vậy làm thế nào để có thể thực hiện điều này trên phần mềm kế toán GAM, sau đây là các bước thực hiện.

1. Mô tả về cách thực hiện

Trong bài này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn kết xuất chứng từ hoặc sổ sách từ phần mềm kế toán GAM ra file PDF để lưu trữ, bằng cách sử dụng máy in ảo CutePDF, một công cụ khá quen thuộc với các bạn đã làm việc với phần mềm HTKK giai đoạn còn gửi File PDF cho tổng cục thuế. Cách thức rất đơn giản, chúng ta cài máy in ảo vào máy tính đang sử dụng GAM, từ phần mềm kế toán GAM in chứng từ hoặc sổ sách ra File PDF thông qua in ảo này, lưu lại theo trình tự có cấu trúc. Như vậy chúng ta sẽ có được một bộ số liệu đầy đủ của một hoặc nhiều năm tài chính.

2. Cài máy in ảo CutePDF

Nếu máy tính chưa cài công cụ này bạn thực hiện cài đặt theo hướng dẫn tại đây: http://www.phanmemketoanmienphi.org/ct-618-chuyen-van-ban-tai-lieu-sang-dang-pdf.html

Bạn nên tạo sẵn một danh sách thư mục lưu trữ các File PDF (Lưu ý: Tên của các thư mục lưu trữ không được chứa dấu cách, tên thư mục lưu trữ bạn phải viết liền không dấu hoặc nối các từ với nhau bằng dấu gạch dưới), bởi số lượng File cho 1 năm tài chính của một công ty là rất nhiều, bạn có thể tạo theo gợi ý của chúng tôi như hình dưới đây:

4. Kết xuất chứng từ

Chúng ta thực hành với chứng từ phiếu thu:

- Từ menu <Phat sinh> chọn <Phiếu thu tiền măt>

- Lọc ra danh sách chứng từ cần kết xuất (nên làm theo từng tháng để đỡ bị lẫn)

- Nhấn Ctrl + A để chọn tất cả chứng từ đã lọc

- Nhấn nút In để in chứng từ

Khi đó một hộp thoại <Lua chon may in> xuất hiện bạn chọn tới máy in có tên <CutePDF Write> sau đó nhấn <Chấp nhận>.

- Hộp thoại chọn loại mẫu biểu chứng từ xuất hiện, bạn chọn đúng thông tư hay quyết định mà mình đang sử dụng rồi nhấn <Chấp nhận>

- Một hộp thoại lưu trữ File đang kết xuất sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

- Bạn hãy trỏ đến thư mục chi tiết mà chúng ta đã tạo ở phần trước, đặt tên cho File tại mục <File name>. Vì máy tính sẽ in từng phiếu nên chúng ta hãy bắt đầu từ 1, cuối cùng nhấn Save. Sau bước này phiếu thu đầu tiên đã được lưu ra File PDF có tên như ví dụ của tôi là 001.pdf. Ngay sau bước này hộp thoại lưu phiếu thu thứ 2 sẽ xuất hiện bạn làm tương tự cho tới khi hết danh sách phiếu thu đã chọn.

Mở lại thư mục này tôi đã có được toàn bộ danh sách phiếu thu mà mình cần kết xuất. Bạn làm tương tự với các chứng từ còn lại.

5. Kết xuất báo cáo

Cũng tương tự như với chứng từ chúng ta hãy thử với sổ chi tiết tài khoản:

- Từ menu <Bao cao> chọn <Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung>

- Chọn <Sổ chi tiết tài khoản> trong danh sách báo cáo

- Nhập vào kỳ báo cáo cần in rồi nhấn <Chấp nhận>

- Danh sách các tài khoản cần in sổ chi tiết xuất hiện

Bạn dùng phím Backspace để đánh dấu những tài khoản cần in, lưu ý chỉ đánh dấu tài khoản chi tiết.

- Tiếp theo nhấn phím F7 hoặc nhấn nút in trên thanh công cụ

- Hộp thoại Print xuất hiện, có thể không giống như hình mô tả trong bài viết này nhưng bạn chỉ cần tìm tới mục Name và chọn tới máy in ảo <CutePDF Write> rồi nhấn OK.

- Hộp thoại lưu trữ xuất hiện như khi bạn in chứng từ, nếu nhớ được đang kết xuất tài khoản nào bạn có thể lưu File với tên tài khoản đó hoặc cũng có thể lưu tăng dần từ 1 sau đó đặt lại tên cho các File PDF sau khi hoàn thành.

Làm tương tự với các báo khác cần kết xuất từ phần mềm kế toán GAM