1. Chứng từ gốc của kế toán

- Hóa đơn GTGT đầu vào

- Hóa đơn GTGT đầu ra

- Phiếu thu

- Phiếu chi

- Giấy báo có ngân hàng

- Giấy báo nợ ngân hàng, lệnh chuyển tiền

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

…

2. Phân loại chứng từ trong Phần mềm kế toán GAM

Dựa vào những loại chứng từ gốc của kế toán kể trên chúng tôi đã xây dựng các chứng từ tương ứng trên hệ thống Phần mềm kế toán GAM, nếu để ý bạn sẽ thấy rất nhiều chứng từ khác nhau, tuy nhiên chúng chỉ thuộc một trong 2 nhóm sau đây:

- Chứng từ kế toán bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu báo có, Phiếu báo nợ, Hóa đơn dịch vụ, Phiếu kế toán khác, Phiếu bù trừ công nợ, Chứng từ tự động.

- Chứng từ vật tư bao gồm: Hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập mua, Phiếu nhập hàng nhập khẩu, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất lắp ráp, Chi phí mua hàng, Phiếu nhập thành phẩm.

3. Hướng dẫn nhập phát sinh vào chứng từ phù hợp

Từ 2 nội dung trên có thể thấy việc phân chia chứng từ trên phần mềm kế toán không có quy tắc nhất định nó phụ thuộc vào nhà phát triển với mục đích cuối cùng là đảm bảo các chứng từ kế toán gốc được nhập vào một cách đơn giản và thuận tiện nhất. Với Phần mềm kế toán GAM bạn nên nhập phát sinh vào các chứng từ tương ứng theo hướng dẫn dưới đây:

- Phiếu thu tiền mặt: Nhập phát sinh tăng tiền mặt (Luôn Nợ Tk 111)

- Phiếu chi tiền mặt: Nhập phát sinh giảm tiền mặt (Luôn Có Tk 111)

- Phiếu báo có: Nhập phát sinh tăng tiền gửi ngân hàng (Luôn Nợ Tk 112)

- Phiếu báo nợ: Nhập phát sinh giảm tiền gửi ngân hàng (Luôn Có Tk 112)

- Hóa đơn bán hàng: Nhập các phát sinh xuất bán vật tư, hàng hóa, thành phẩm. Phiếu này ghi nhận 2 bút toán là doanh thu và giá vốn.

- Hóa đơn dịch vụ: Nhập các phát sinh doanh thu dịch vụ, là các nghiệp vụ phát sinh doanh thu nhưng không liên quan đến vật tư, hàng hóa, thành phẩm. Ví dụ ghi nhận doanh thu vận chuyển, doanh thu Tour, doanh thu thiết kế công trình,… Thường thấy định khoản của nghiệp vụ này là Nợ 131; Có 511, Có 33331

- Phiếu nhập mua: Nhập phát sinh mua vật tư, hàng hóa trong nước về nhập kho (để sản xuất, để bán, để sử dụng)

- Phiếu nhập hàng nhập khẩu: Tương tự như phiếu nhập mua nhưng để nhập hàng hóa nhập khẩu (Chỉ dùng cho đơn vị có hoạt động nhập khẩu)

- Chi phí mua hàng: Dùng để nhập các phát sinh chi phí mua hàng phải phân bổ cho nhiều mặt hàng trên một hoặc nhiều phiếu nhập, làm tăng giá vốn vật tư, hàng hóa nhập về. Thông thường người dùng nhập vào phiếu này các hóa đơn vận chuyển, bốc dỡ vật tư hàng hóa.

- Phiếu nhập kho: Nhập các phát sinh nhập kho như nhập điều chuyển, nhập NVL do sản xuất thừa không hết.

- Phiếu xuất kho: Nhập các phất sinh xuất kho như xuất NVL đi sản xuất, xuất điều chuyển, xuất thừa thiếu sau kiểm kê.

- Phiếu nhập thành phẩm: Nhập các phát sinh nhập kho thành phẩm sản xuất.

- Phiếu xuất lắp ráp: Nhập phát sinh xuất kho vật tư, hàng hóa đi lắp ráp thành các vật tư, hàng hóa khác

- Phiếu bù trừ công nợ: Nhập phát sinh bù trừ công nợ cho hai đối tượng khác nhau hoặc 1 đối tượng nhưng hai tài khoản công nợ khác nhau. Ví dụ bù trừ phải thu của đối tượng A với phải trả của đối tượng B; hoặc bù trừ CN phải thu, phải trả của đối tượng C.

- Chứng từ tự động: Là các chứng từ do hệ thống phần mềm tự tạo ra trong quá trình sử dụng như nghiệp vụ kết chuyển, nghiệp vụ tính khấu hao, phân bổ chi phí trả trước,…

- Phiếu kế toán khác: Tất cả những nghiệp vụ không nhập được ở các chứng từ kể trên người dùng có thể nhập vào kế toán khác thường thấy ở các nghiệp vụ ngày là hạch toán lương (Nợ 642, Nợ 622 Có 334), ghi nhận chi phí chưa thanh toán (Nợ 642, Có 331), hoàn ứng chi phí (Nợ 642, 627, Có 141),…