Trong một số trường hợp, bạn không thể thêm tiểu khoản, màn hình xuất hiện thông báo như hình dưới đây:

Lý do sảy ra tình trạng này là vì tài khoản mẹ đã có phát sinh, theo quy định của phần mềm thì tất cả các tài khoản mẹ (Có chứa tài khoản con) không chứa các phát sinh. Để hiểu rõ hơn nội dung này chúng ta cùng thực hành với một ví dụ cụ thể như sau:

- Đầu tiên khi khởi tạo chương trình bạn dùng tài khoản 131 để theo dõi công nợ phải thu, bạn cảm thấy nó phù hợp và bắt đầu nhập liệu vào phần mềm, khi ghi nhận doanh thu trên hóa đơn bạn định khoản nợ 131 có 511, có 3333; khi khách hàng thanh toán bạn ghi nhận việc thu tiền trên các chứng từ thu và định khoản nợ 111, 112 Có 131.

- Đến một ngày bạn thấy rằng cần phải có hai tiểu khoản 1311, 1312 để theo dõi hai nhóm công nợ khác nhau. Bạn vào danh mục tài khoản và thêm tiêu khoản 1311 nhưng không thêm được và gặp thông báo như hình trên.

Dưới đây là cách thêm tiểu khoản cho TK 131 theo như ví dụ trên:

- Sửa tài khoản 131 thành 1311 – chuyển tài khoản mẹ có phát sinh thành tiêu khoản: Bạn vào danh mục tài khoản tìm tới tài khoản 131 và sửa thành 1311, lưu ý lúc này thông tin <Tài khoản mẹ> để trắng.

- Thêm tài khoản 1312: Bạn lưu ý khi thêm tiểu khoản 1312 thông tin <Tài khoản mẹ> cũng phải để trắng.

- Thêm tài khoản mẹ 131: Sau khi có hai tài khoản con bây giờ chúng ta mới thêm tài khoản mẹ 131.

- Sửa 2 tài khoản 1311, 1312 có tài khoản mẹ là 131: Bước cuối cùng cần làm là chúng ta sửa thông tin <Tài khoản mẹ> cho hai tiểu khoản như hình dưới.